Электронные трудовые книжки с 2020 года

Начиная с 2020 года, началось поэтапное оформление электронных трудовых книжек, и у многих сотрудников и работодателей появились вопросы, и образовались дополнительные обязанности. Всех также интересует: что делать с бумажными экземплярами, и как перейти на электронный формат? Эл. трудовой книжкой называется цифровой аналог всем знакомой бумажной трудовой. В эл. формате будет содержаться абсолютно та же информация, что и в бумажном, но, единственное, в электронной версии не будет данных об образовании и наградах человека. Все актуальные данные об официальной рабочей деятельности человека будут зафиксированы на онлайн-ресурсе Пенсионного фонда. Работодатель предоставляет ПФР все данные о кадровых изменениях.

Переход на электронную трудовую книжку 2020 регулируется ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019 г, который вступил в силу с 1.01.2020 года. Были внесены правки в ТК, в часть заполнения данных о трудовом опыте в эл. виде. ТК дополнили статьёй 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где зафиксированы обязанности всех работодателей. Они должны передавать все данные о кадровых корректировках в ПФР.

В новой трудовой будет зафиксирована следующая информация:

• личные данные работника;
• даты приёма/увольнения/перевода на новое рабочее место;
• текущее место работы;
• вид мероприятия;
• занимаемая должность, имеющаяся квалификация и т.п.;
• тип выполняемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины завершения трудового договора.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Приказ об электронных трудовых книжках 2020 подразумевает некоторые преимущества. Прежде всего, вы не сможете потерять или забыть где-либо эл. версию трудовой книжки. Работодатель и сотрудники могут в любой момент посмотреть актуальную информацию об опыте работы и внести изменения. Вам не придётся заверять копии цифровой книжки для различных служб и органов, а также станет намного проще устраиваться на удалённую работу. Работодателям с 2021 года больше не придётся заводить новые, вести и держать у себя бумажные трудовые экземпляры о сотрудниках.

Исключением являются случаи, когда работник сам не захотел заводить электронную трудовую. Тогда работодатель обязан придерживаться и старого, и нового порядка.

К другим достоинствам электронных версий можно отнести:

• отсутствие ошибок и неточностей о трудовой деятельности человека;
• сокращаются издержки работодателей на покупку, заполнение и хранение бумажных трудовых экземпляров;
• возможность удалённого оформления пенсий по сведениям лицевого счёта без дополнительных подтверждающих документов;
• удобно использовать сведения эл. книжки для получения госуслуг;
• появились новые возможности для более быстрой обработки сведений об опыте и квалификации сотрудника;
• гарантирована безопасность и сохранность данных.

После предоставления сотрудником написанного заявления о переходе на электронный формат книжки, работодатель возвращает ему бумажный экземпляр и снимает ответственность с сотрудника за хранение и ведение книжки. При заключении нового трудового договора соискатель предоставляет работодателю данные об опыте работы в электронном виде вместе с этим, прилагая бумажный вариант трудовой при необходимости. При обнаружении ошибок в электронной трудовой, сотрудник направляет работодателю заявление, и тот обязан внести соответствующие правки и отправить их в Пенсионный фонд России.

Что делать со «старой» трудовой?

После 1.01.2021 года работодатели отдадут бумажные экземпляры трудовых работникам, но только тем, кто выберет эл. формат документа и заполнит заявление до конца 2020 года. Если же сотрудник не хочет переходить на новый формат, на него всё равно заведут электронную книжку, но он сможет хранить у себя бумажную и использовать её. Если такой сотрудник перейдёт на новое место работы, новый работодатель также будет вести обе версии книжки сотрудника.

Работодатели должны оповестить всех сотрудников о новом законе о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 г., и о возможности сохранить бумажный экземпляр трудовой. Если сотрудник решит перейти на эл. версию, он может в любой момент написать заявление. Оставить у себя бумажный экземпляр трудовой смогут только те, у кого она уже имеется на руках, или те, кто трудоустроится до конца 2020 года. С начала 2021 года бумажные книжки на новых сотрудников заводить уже не будут, и тем, кто будет устраиваться на работу в первый раз, автоматически заведут электронную трудовую.

2020 год считается переходным. Работодатели только начинают наполнять информационную базу ПФР данными об официальном опыте работы сотрудников. Оформление трудовых в виртуальную форму завершится к 01.01.2021 года. Те, кто выбрал электронный формат книжки, получает на руки бумажную версию с соответствующей пометкой. Бумажный экземпляр всё также остаётся актуальным, потому что в нём зафиксирована вся информация об официальной рабочей деятельности человека до 2020 года. В эл. виде отобразятся сведения об опыте только с 2020 года.

Как получить бумажный вариант электронной книжки?

При необходимости сотрудник сможет запросить сведения из электронной ТК в бумажном варианте, подав заявку:

• работодателю по месту работы;
• в Пенсионный фонд России;
• в МФЦ.

Кстати, можете не волноваться, ранние сведения о трудовом стаже сотрудника не исчезнут, потому что они уже есть в базах ПФР (в соответствии с законом №27-ФЗ).

Если у вас остались вопросы по данной теме, или желаете воспользоваться услугами нашей фирмы, позвоните специалистам «Универсал Онлайн», и они вас с радостью проконсультируют. Ознакомиться с полным списком услуг нашей компании вы можете в соответствующих разделах сайта: бухгалтерские услуги, юридические услуги.

Читайте также: Изменения в материнском капитале в 2020 году